Obtén resultados positivos a través de reuniones efectivas por Zoom

Si lideras un equipo de trabajo o necesitas realizar reuniones efectivas por Zoom, asegúrate de que sea realmente necesario. Cuando tu reunión no tiene un objetivo fundamental, se puede perder tiempo y productividad.

Piensa realmente si es de estricta importancia que tu equipo detenga sus actividades normales para estar en la reunión. Tal vez, la junta online se resuelva con un simple correo electrónico informativo.

Al planificar tu reunión toma en cuenta si necesitas que todo el equipo asista a la misma o solamente algunas personas.

Para que obtengas los resultados esperados y logres gestionar tu empresa de forma exitosa, sigue estos consejos:

1.- Revisa tu conexión

Cuando tienes problemas de conexión la reunión se vuelve tediosa hasta el punto de que ninguno de los participantes esté claro del objetivo de la actividad.

Por eso, es importante que revises que la conexión de los participantes y la tuya como líder o moderador esté estable.

2.- Las reuniones efectivas por Zoom deben ser seguras

Asegúrate de resguardar la privacidad de la empresa y de las personas involucradas en la reunión. Al crear accesos directos sin clave de usuario cualquiera puede entrar de forma sorpresiva.

Al momento de compartir documentos, evita que sean de información confidencial. Igualmente, aunque trabajen en equipo, no difundan datos personales que puedan perjudicar a alguna persona presente o no en la reunión.

3.- Planifica la reunión

Es importante que antes de la reunión revises los documentos a compartir con la finalidad de que no pierdan tiempo. El orden hará que sea más productiva y no se pierda ninguna información.

Lleva la agenda que contemple el tiempo de cada participante y su orden. Esto a su vez ayudará a que se hagan las pausas necesarias.

Antes de la reunión, coordina con tu equipo el rol que asumirá cada uno en el evento. Por ejemplo, si va a llevar la minuta o controlará el tiempo de intervención de cada participante.

4.- Mantén el móvil lejos o sin usar

Si tienes algún móvil que pueda causar estática mientras estás conectado es mejor que en toda la reunión tenga cierta distancia.  Por otro lado, también es recomendable que lo mantengas en silencio o apagado para que no interrumpa la reunión.

5.- Reuniones efectivas por Zoom necesitan 100% de puntualidad

La puntualidad es un factor importante, ya que facilita que se cumpla la agenda pautado y el tiempo. La mejor forma de lograr que el equipo sea puntual es realizar una previa de 5 minutos. Esto te permitirá como líder comprobar la conexión, la configuración y que estén todos los participantes.

Para facilitar que el tiempo se cumpla, envía la invitación a todos los participantes de la videoconferencia. De esta manera, podrán entrar por medio del enlace. Recuerda programar en la agenda de Zoom la reunión 5 minutos antes.

6.- Intervenciones cortas

Si requieres que tu equipo esté atento, la reunión y las intervenciones tienen que ser cortas. Esto se debe a que, por lo general, las personas prestan más atención personalmente, pero de forma virtual es más difícil.

La capacidad de atención en una reunión presencial puede ser de 50 a 60 minutos. Sin embargo, para lograr reuniones efectivas por Zoom se recomienda un máximo de 40 minutos.

7.- Incentiva la participación de tu equipo en la reunión

Cada vez que intervengan asienta con la cabeza y emplea tu escucha activa. Como líder da tu breve opinión sobre cada intervención y sigue animando a tu equipo.

Es importante que te ganes la confianza de cada uno para que exista una comunicación más fluida y sin miedo.

8.- Rompe el hielo

Las reuniones efectivas por Zoom siempre dan un espacio para romper el hielo, especialmente, al comenzar. Si buscas generar empatía, pregúntale a tu equipo cómo se sienten. Demuestra que te importa el bienestar de cada uno de sus integrantes.

9.- Busca un lugar tranquilo para tus reuniones efectivas por Zoom

Si estás en tu casa o en la oficina busca un lugar con buena luz natural y evita la contraluz. Además, ese sitio que escojas debe ser tranquilo. Evita que te interrumpan.

Necesitas un lugar donde no exista ruido de ningún tipo, que interfiera con tu conversación. Igualmente, evita ruidos visuales, es decir, objetos en las paredes que puedan distraer a los miembros de la reunión.

10.- Micrófono

Cuando no estás utilizando el micrófono lo más recomendable es mantenerlo desactivado. Evita realizar sonidos con la boca cuando el micrófono esté activo, ya que puede ser molesto para los participantes.

Si eres el moderador indícale a cada participante que mantendrás su micrófono en silencio y que lo activarás cuando vaya a intervenir. Esto te permitirá evitar cualquier tipo de interrupción.

11.- Cuida tu presencia personal 

No importa dónde estés, aunque te encuentres en casa, mantén tu imagen. Es ideal que demuestres que te importa la reunión. Vístete como si estuvieras en la oficina.

12.- Secreto de las reuniones efectivas por Zoom

Para comprobar que el mensaje se comprendió y que todos los puntos están claros, solicita que cada participante te dé su feedback al finalizar la reunión.

Este procedimiento permitirá que las siguientes reuniones sean más efectivas y productivas. También es recomendable proporcionarle a cada participante un resumen de todos los aspectos que fueron discutidos en la reunión.

13.- Toma en cuenta la opinión de los participantes

Para finalizar, el moderador también debe de dar su opinión y respetar las consideraciones de cada participante. Las siguientes reuniones servirán para tomar las acciones necesarias para mejorar su procedimiento.

Si te sientes inseguro para hablar en público ante la cámara de tu móvil o computador, te recomendamos que asistas a nuestros cursos para que puedas superar tus miedos.